Rittenregistratie: deze gegevens eist de Belastingdienst per rit

Wat er in je rittenregistratie staat

De Belastingdienst noemt precies wat erin moet. Eerst de gegevens van de auto:

• het merk
• het type
• het kenteken
• de periode waarin je de auto gebruikte

Daarna per rit:

• de datum
• de begin- en eindstand van de kilometerteller
• het vertrek- en aankomstadres
• de route, als je niet de gebruikelijke route nam
• of het een zakelijke of een privérit was
• de privékilometers die je omreed tijdens een zakelijke rit

Rijd je van je werkadres naar een klant en daarna terug, dan zijn dat twee ritten. Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting als zakelijk. Voor de btw is het privé, daarover verderop meer.

Wanneer je hem nodig hebt

De grens is 500 kilometer privé per kalenderjaar. Wat je moet doen om eronder te blijven, hangt af van wie je bent en wat voor auto je rijdt.

Situatie	Wat je doet
Eenmanszaak of vof, auto op de zaak	Rittenregistratie bijhouden. Een verklaring geen privégebruik kun je als ondernemer niet aanvragen.
Dga in loondienst bij je BV	Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Jij moet bewijzen dat je onder de 500 kilometer bleef, met een rittenregistratie.
Bestelauto die je alleen zakelijk gebruikt	Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Een rittenregistratie hoeft dan niet. Privé rijden mag niet, ook geen enkele kilometer.
Bestelauto met veel ritten per dag	Een vereenvoudigde rittenregistratie, samen met de zakelijke adressen in je administratie. Privé rijden onder werk- en lunchtijd mag dan niet.

Ook met de verklaring voor een bestelauto bewaar je bewijs. De Belastingdienst houdt onder meer met camera's toezicht en kan je vragen te laten zien dat een rit op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere plek zakelijk was. Lukt dat niet, dan gaat hij uit van meer dan 500 kilometer privé en kun je een boete krijgen.

Kreeg je de auto halverwege het jaar, dan reken je je privékilometers om naar een heel jaar. Een voorbeeld: je rijdt vanaf 1 augustus, dat is vijf maanden, en je rijdt 250 kilometer privé. Op jaarbasis is dat 250 x 12 / 5 = 600 kilometer. Je zit dan boven de grens, ook al reed je dat jaar maar 250 kilometer privé.

Wat een app wel en niet oplost

Een app of een kastje in de auto mag, zolang het alle gegevens uit de lijst hierboven vastlegt. Gebruik je een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je registratie sluitend is. Hij kan nog steeds controleren of een rit zakelijk of privé was.

Wat een app niet voor je doet:

• Kiezen of een rit zakelijk of privé is. Dat geef je zelf aan, per rit. Zet de app alles automatisch op zakelijk terwijl je ook privé reed, dan klopt je registratie niet.
• Ritten vastleggen die hij mist. Stond je telefoon uit of reed iemand anders in de auto, dan ontbreken er kilometers. Leg daarom af en toe de stand van je teller naast de app. Elke kilometer op de teller hoort in een rit te staan.
• Uitleggen waarom je omreed. Week je af van de gebruikelijke route, noteer dan welke route je nam.

Kijk bij het kiezen van een app vooral of je de gegevens kunt exporteren. Je moet ze jaren later nog kunnen laten zien, ook als je de app niet meer gebruikt.

Hoe lang je hem bewaart

Je rittenregistratie hoort bij je administratie, en die bewaar je zeven jaar. Dat geldt ook voor de ritten in een app: zet ze aan het eind van elk jaar in een bestand dat je zelf bewaart.

Als je registratie niet sluitend is

Eenmanszaak of vof. Je telt de bijtelling bij je winst. Op een auto met een cataloguswaarde van € 45.000 is dat in 2026 22%, dus € 9.900 per jaar. De bijtelling is nooit hoger dan wat de auto je dat jaar kostte, inclusief afschrijving. Je mag ook op een andere manier bewijzen dat je onder de 500 kilometer bleef, maar zonder registratie is dat lastig.

Dga met een verklaring. Rijd je toch meer dan 500 kilometer privé, dan trek je de verklaring zelf in bij de Belastingdienst. Doe je dat niet en komt de Belastingdienst erachter, dan krijg je een naheffingsaanslag en kun je een boete krijgen. Over € 9.900 bijtelling betaal je bij een salaris van € 55.000 € 4.996 per jaar extra loonheffing.

Btw. Voor de btw telt woon-werkverkeer als privé. Met een sluitende kilometeradministratie betaal je btw over je werkelijke privégebruik. Zonder betaal je 2,7% van de cataloguswaarde. Hoe dat bij financial lease werkt, staat in btw bij financial lease.

Verder lezen

Wat de bijtelling je kost, reken je uit met bijtelling berekenen. Hoe het per leasevorm zit, lees je in bijtelling bij financial lease en bijtelling bij operational lease.